pondělí 6. ledna 2014

Jak řešíme administraci objednávek

Už několikrát jste se ptali, jak řešíme zpracování objednávek Čaje týdne, a když jsem odpovídal, že v Gmailu, docela vás to překvapilo. Teď už to ovšem není pravda a myslím, že bude zajímavé vysvětlit, proč nám Gmail zpočátku vyhovoval a později vyhovovat přestal.

Čaj týdne zpočátku nabízel vždy jen jeden čaj bez možnosti volby dopravy a platby. Od úterý do pátku se tedy expedoval jen jeden druh zboží ve dvou velikostech balení (50 nebo 100 gramů). Pouze v pondělí se vždy sešel aktuální čaj s objednávkami z víkendu, což zvýšilo počet expedovaných variant na čtyři. Zároveň byl velmi jednoduchý i postup vyřízení, který v Gmailu vypadal takto:
  1. Objednávka z webu se odeslala na speciální adresu.
  2. V Gmailu dostala filtrem automaticky hvězdičku a štítek Objednávka.
  3. Kolegyně Táňa během dne otevírala nepřečtené objednávky a posuzovala, zda jsou platné. Zjevné nesmysly stornovala, tj. odstranila hvězdičku a archivovala se štítkem Nesmysly. Ostatní ponechala v Inboxu jako přečtené s hvězdičkou.
  4. Odpoledne se všechny objednávky s hvězdičkou zabalily, odnesly na poštu, hvězdička se u nich zrušila a archivovaly se.
Fungovalo to dobře i proto, že jeden gmailový účet jde sdílet více osobami. K účtu pro objednávky a poštu Čaje týdne máme přístup tři -- dva lidé mohou objednávky vyřizovat a já občas kontroluji, zda to dělají dobře, jak komunikují se zákazníky apod.

V říjnu 2013 jsme ale zavedli doplňkovou sadu na Gon Fu Cha a krátce na to i více způsobů dopravy a platby. Tím se počet variant expedice zvýšil z dosavadních 4 na 32 a kvůli platbě převodem, na kterou je třeba čekat, se zkomplikovalo i celé workflow.

Krátce jsme i tuto situaci zkoušeli řešit Gmailem tak, že jsme přidali další automatické štítky pro různé způsoby dopravy a platby. V kombinaci s funkcí uloženého hledání by to asi i fungovalo, jenže uložené hledání bohužel není dostupné uživatelům, kteří ke sdílenému účtu přistupují vzdáleně. Začalo být tedy jasné, že s Gmailem už nevystačíme.

Začátkem listopadu jsme si tedy naprogramovali vlastní administraci objednávek, ve které celé workflow vypadá takto:
  1. Nové objednávky někdo posoudí a buď přijme jako platné, nebo stornuje. Platné hrazené dobírkou se automaticky přesunou do fronty k expedici, hrazené převodem do zásobníku k úhradě.
  2. V první fázi se čaj váží a sáčkuje a administraci tedy nabízí seznam druhů čaje podle gramáže k nasáčkování.
  3. Následuje krok Zabalit, ve kterém se již podle seznamu sestavují jednotlivé objednávky a balí k odeslání.
  4. Poslední fáze je Odeslat, ve které se již jen potvrdí, že objednávka byla skutečně odeslána.
Kdykoli lze objednávky čekající na úhradu převodem označit jako uhrazené a tím přejdou automaticky do kroku 2. Průběžně lze i stornovávat, cokoli opravovat nebo přidávat objednávky došlé jinak než z webového formuláře. Jelikož zatím není objednávek moc (ve špičkách do 20 za den), není potřeba automatizovat platby z banky. Pomalu se ale již chystáme na tisk samolepek s adresami, které se dosud píšou ručně.

Za nejdůležitější považuji to, že ačkoli do systému administrace neinvestujeme víc, než je v daném okamžiku nezbytně nutné, daří se nám expedovat rychle a bez chyb. Zároveň se postupně učíme vyřizovat složitější objednávky a ujasňujeme si technické i provozní nároky na plnohodnotný e-shop.

20 komentářů:

  1. Není mi spíš jasné, proč např. něco takového programovat, když to umí libovolný e-shop zdarma. A ušetřil by se tak den práce programátora.

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. protože další funkcionalitu, která vás napadne, že je potřebná, ten libovolný eshop umět nemusí

      Vymazat
    2. Andre, zjišťovat a testovat, co umějí e-shopy zdarma, by pro nás bylo v této fázi podstatně dražší než vynaložené náklady na programování.

      Vymazat
    3. Myslim ze nie, prevadzkujem viacero eshopov postavenych na platforme opencart. Ak nas napadne nejaka funkcia ktoru by sme potrbovali, do tyzdna je doprogramovana. Vsetko sa da automatizovat len je potrebny system. Jeden clovek vie.momentalne vybavit cca 150 objednavok za 8 hodin.

      Vymazat
  2. Adre, je rozdíl ve změně stavu jedné specifické objednávky a v sestavení objednávek produktu, který má dvě konfigurace.

    OdpovědětVymazat
  3. Marku, popisujete, že musíte filtrovat objednávky na platné a neplatné - co si pod ťim představit? jaký je poměr? díky

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Petře, jednak si sami někdy pošleme testovací objednávku a jednak občas někdo záměrně pošle objednávku se zjevně nesmyslnými údaji. Stává se to výjimečně, tak jednou za tři týdny.

      Vymazat
  4. Pořád mi přijde toto řešení poměrně nevhodné pro budoucí, asi očekáváný, růst. Lepší varianta je automatické napojení eshopu na informační systém. Ten si hlídá platby a zároveň hodně inf. systémů má rovnou moduly na PPL/ČP, tisknou štítky atp.

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. My ale nepředpokládáme, že by Čaj týdne nějak významně rostl. Růst by později měl plnohodnotný e-shop. Nyní zkoušíme, co budeme potřebovat a učíme se. Vysvětloval jsem to zde: http://dokosiku.blogspot.cz/2013/09/zaciname-prodavat.html

      Vymazat
  5. Nostalgicky vzpomínám, jak jsem v začátcích vyplňoval štítky a dobírkové složenky ručně. Podepsáním smlouvy s ČP bylo na celou workflow zásadní. Na pár kliků se vše vytiskne a je hotovo. Navíc se dají vyjednat mnohem lepší ceny. Určitě bych tedy popřemýšlel nad tvorbou exportu pro ČP.

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Jendo, s poštou už smlouvu máme a složenky vyplňovat nemusíme.

      Vymazat
    2. Tak na jaký tisk samolepek s adresami se chystáte?

      Vymazat
    3. Tisknout chceme etikety na sáčky s čajem, adresy na balíčky a paragony. Softwarově to problém není, spíš teď hledáme vhodnou konfiguraci hardwaru.

      Vymazat
    4. Etikety asi bude nejlepší si nechat outsourcovat. Na adresy na balíčky by Vám měla dát pošta samolepky, které zvládne jakákoliv tiskárna, paragony nevím. Nebylo by jednodušší zasílat faktury?

      Vymazat
    5. Outsourcovat? Jak? Potřebujeme, aby nám z tiskárny (tiskáren) současně vyjela etiketa s adresou a doklad o zaplacení (jestli paragon, nebo faktura je jedno), protože se obojí použije při balení konkrétní zásilky.

      Vymazat
    6. Co něco takového http://www.integratedlabels.co.uk/Single-Label-Integrated-Label-Paper.html?

      Vymazat
    7. To vypadá zajímavě, Tomáši. Díky za tip.

      Vymazat
  6. nedal sa nad gmail api naprogramovat nejaky workflow engine ktory by automagicky riesil prepinanie stitkov?

    OdpovědětVymazat
    Odpovědi
    1. Možná ano, Andreji, ale nemáme s tím zkušenosti.

      Vymazat
    2. Možná jsem mimo ale: http://www.streak.com/

      Vymazat

Díky za váš čas věnovaný článku a za váš komentář. Všechny věcné připomínky, doplnění či otázky k článku mi pomohou posunout náš obchod dál. Nechcete-li komentovat veřejně, napište mi prosím na marek@sovavsiti.cz.